Effizienzstrategien, die wirklich funktionieren

Wer das nicht zugibt, lügt: Wir haben alle mal Tage, an denen wir nicht viel schaffen. Ob es an der Hitze, schlechter Laune oder Konzentrationsmangel liegt, ist dabei auch völlig egal. Solange es eine Seltenheit bleibt, dürfte sich auch kein Arbeitgeber daran stören. Schwierig wird es aber, wenn die Arbeitsleistung dauerhaft nachlässt. Was also tun, wenn man das Gefühl hat, nie genug zu leisten? Wir haben ein paar Strategien für euch, die wirklich funktionieren.

Ohne Planung geht nichts

Egal, welche Position man innehat: Der Arbeitstag muss geplant werden! Oft ist uns die Zeit dafür zu kostbar. Aber wie war das mit der stumpfen Säge? Am besten planst du direkt für eine ganze Woche. Setze Prioritäten und unterteile alle Tätigkeiten in wichtige und unwichtige Aufgaben. Das funktioniert ganz easy und verlässlich mit der Eisenhower-Matrix, die vom amerikanischen General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung. Dabei erstellt man eine Matrix mit der Wichtigkeit einer Aufgabe auf der Y-Achse und der Dringlichkeit auf der X-Achse. Die Kategorien lauten demnach dringend und nicht dringend bzw. wichtig und unwichtig.

Mit Hilfe dieser Matrix teilst du deine Aufgaben morgens als Erstes folgendermaßen ein:

1. Wichtig und dringend =) direkt nach der Planung erledigen
2. Wichtig, aber nicht dringend =) Termin dafür festlegen
3. Nicht wichtig, aber dringend =) wenn möglich delegieren, ansonsten direkt nach Nr. 1
4. Nicht wichtig, nicht dringend =) ignorieren, ablehnen oder in den Papierkorb

Keine Ablenkung

Die beste Planung hilft nicht, wenn du ständig abgelenkt wirst. Du kannst deine Effizienz erheblich steigern, wenn du dich auf deine Tätigkeiten voll fokussierst. Eliminiere alle unnötigen Störquellen und Ablenkungen. Im Homeoffice aber ist das manchmal schwer. Coworking-Spaces sind auch deshalb eine so tolle Alternative, weil man dort seine Ruhe hat und – zumindest in der Werkbank – in Einzelbüros völlig ungestört, in stylischer Atmosphäre und voll klimatisiert arbeiten kann.

Nachrichten- und Anfragen-Detox

Wann Anfragen, Aufgaben und Nachrichten über uns hereinbrechen, können wir nicht bestimmen. Wohl aber, wann wir darauf antworten. Durch Facebook, Whatsapp und Co. sind wird darauf eingestellt, eine minimale Reaktionszeit zu erreichen. Genau das stört aber die Effizienz erheblich. Lege deshalb einen festen Zeitrahmen für das Lesen und Beantworten unwichtiger Nachrichten und Anfragen fest, von dem du nicht abweichst. Denn auch wenn du, wie in der Werkbank, durch WLAN, gutes Netz usw. prinzipiell ständig erreichbar bist, solltest du dich zwingen, zuerst die wichtigen Aufgaben zu erledigen.

Noch besser ist, eine App auf dein Handy zu installieren, die deine gesamten Ablenkungen während eines festgelegten Zeitraums deaktiviert.

Die App „Keine Ablenkungen!“ ist gänzlich simpel: Man fügt ihr alle Apps hinzu, von denen man weiß, dass sie einen stark ablenken. Anders als bei vielen anderen Hilfsapps, werden diese jedoch nicht komplett gesperrt, sondern man gibt an, wie viel Zeit man mit der App verbringen möchte. Nach Ablauf dieser Zeit wird man einfach aus der App geschmissen, danach ist sie für eine gewisse Zeit gesperrt (keine Sorge, auch die Sperrdauer kann individuell eingestellt werden).

Und psst: wenn man während der Sperrdauer doch in die App schauen möchte, muss man eine Matheaufgabe lösen und kann auch wieder hinein.

Die App „Keine Ablenkungen“ gibt es im Google PlayStore unter https://play.google.com/store/apps/details?id=com.assembtec.nodistractions

Für Apple Nutzer gibt es z. B. die App „Freedom“ unter https://apps.apple.com/app/freedom-block-distractions/id1269788228?ls=1

Ziele setzen hilft

Kennst du den Goal-Gradient-Effekt? Er besagt, dass Menschen mit mehr Effizienz arbeiten, desto näher sie einem Ziel sind. Setze dir deshalb immer eine kurze Deadline und realistische, erreichbare Ziele. So gehst du zufriedener in den Feierabend und lernst, deine Tätigkeiten zeittechnisch gut einzuschätzen.

Pausen müssen sein

Wer konzentriert arbeitet, braucht kurze Gedankenpausen. Oft hat man danach wieder neue gute Ideen. Etwa alle zwei Stunden tut erwiesenermaßen der Effizienz eine kleine zehnminütige Pause gut. Körper und Geist können sich am besten entspannen, wenn du dabei mal aufstehst, dich bewegst und vielleicht sogar Frischluft schnappst. Bei der Werkbank nutzen wir dafür gerne die für alle Mieter zugängliche Sonnenterrasse direkt neben der Insel mit Kaffeemaschine und Co.